Privacy

Bij WoonZorgNetwerk Edegem vinden we gegevensbescherming belangrijk. In deze privacyverklaring lees je hoe wij de privacy van de gebruikers van onze websites waarborgen en hoe zorgvuldig onze organisatie omgaat met persoonsgegevens. Indien je na het lezen van deze verklaring nog vragen zou hebben of indien je problemen ondervindt met onze diensten of websites, kun je ons steeds contacteren via immaculata@wznedegem.be. Ons beleid is geheel in overeenstemming met de Europese privacyverordening (‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘General Data Protection Regulation’ van mei 2016, hierna: GDPR).

Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring?

Elke natuurlijke persoon die persoonlijke gegevens met ons uitwisselt. Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van onze vrijwilligers, stagiairs, sollicitanten, websitegebruikers, deelnemers aan onze activiteiten, leveranciers, schenkers en andere mensen die met ons in contact komen.

Onze medewerkers worden beschermd door een aparte privacyverklaring voor personeelsleden van WoonZorgNetwerk Edegem (hierna: WZN Edegem). Die is enkel te consulteren op het intranet voor medewerkers van WZN Edegem.

Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt met persoonsgegevens. Daaronder valt onder meer het opslaan, verzamelen, bewerken, kopiëren, doorgeven en verwijderen van gegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens is WZN Edegem. Bij problemen kun je terecht op ons algemeen telefoonnummer of via immaculata@wznedegem.be 

Welke gegevens verzamelen we?

Hieronder zie je welke gegevens WZN Edegem kan verzamelen en verwerken.

• Persoonsgegevens: je naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, je geslacht, je e-mailadres en dat van je bedrijf of organisatie. In sommige gevallen verwerken we ook persoonsgegevens van contactpersonen bij noodgevallen voor deelnemers aan activiteiten van WZN Edegem.
• Betaalgegevens: we verzamelen jouw bankgegevens bij het verwerken van giften, sponsoring, inschrijvingen of facturatie.
• Je voorkeuren: we houden je voorkeuren bij rond welke informatie je van ons wil ontvangen en welk communicatiemiddel je daarbij verkiest.
• Cookies en Google Analytics: op haar websites verwerkt WoonZorgNetwerk Edegem anonieme gegevens die bezoekers achterlaten, via cookies en Google Analytics. Voorbeelden van zulke gegevens zijn: het browsertype en het besturingsprogramma van de bezoeker, de tijdstippen waarop onze websites worden bezocht, de taal waarin je de websites bekijkt, de frequentie waarmee je de websites bezoekt en de domeinnamen van de websites die je naar onze websites hebben geleid. Dat maakt het mogelijk voor ons om onze websites te optimaliseren op maat van onze bezoekers. Onze websites zijn: woonzorgnetwerkedegem.be, reservaties.woonzorgnetwerkedegem.be
• Minderjarigen: ben je jonger dan 16 jaar, dan kunnen we je persoonsgegevens enkel verzamelen met de expliciete toestemming van je ouders of voogd. Bij inschrijvingen voor activiteiten, houden we daar telkens rekening mee.

Wenst u een uitgebreidere lijst van persoonsgegevens die wij verzamelen en welke redenen we daarvoor hebben? Bekijk dan hier de langere lijst.

Wat is onze wettelijke basis om gegevens te verzamelen?

In overeenstemming met de GDPR heeft WZN Edegem steeds een wettelijke basis om jouw gegevens te verzamelen en te verwerken. Die basis is steeds minstens één van de volgende:

• Je hebt ons je expliciete toestemming gegevenom je gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld: je vinkt aan dat je graag op de hoogte blijft van de digitale nieuwsbrief van WZC Immaculata of je geeft toestemming om foto’s op onze sociale media te plaatsen.
• Contractuele verplichting: bij het aangaan en het uitoefenen van een contract of overeenkomst hoort de verwerking van je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: je registreert je voor een activiteit op de website van WZN Edegem. Wij gebruiken de persoonsgegevens die jij ingeeft om een factuur op te stellen en je tickets toe te sturen.
• Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht om bepaalde gegevens door te geven. Bijvoorbeeld: je hebt een familielid als bewoner van WZC Immaculata. WZN Edegem is wettelijk verplicht om de noodzakelijke gegevens te bezorgen aan de overheid.
• Legitiem belang: in het belang van de missie en van het voortbestaan van WZN Edegem kunnen wij je gegevens verzamelen en je contacteren om je te informeren over onze acties. Bijvoorbeeld: je doet vrijwilligerswerk in Lokaal Dienstencentrum Den Appel en krijgt een mail met onze volgende activiteiten met de vraag waarbij je kan helpen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

WoonZorgNetwerk Edegem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Volgende maatregelen zorgen onder andere mee voor de bescherming van uw gegevens

• Alle personen die namens het WoonZorgNetwerk Edegem van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding ervan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• We informeren onze medewerkers regelmatig over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Wat als het toch misloopt met de beveiliging van je gegevens?

Onder de GDPR dient WZN Edegem elke ernstige inbreuk op de beveiliging van gegevens van natuurlijke personen binnen de 72 uur te melden aan alle betrokkenen. Die maatregel is van toepassing wanneer er een groot risico is voor de veiligheid en vrijheid van de betrokkenen. Vervolgens stellen wij dan ook alles in het werk om deze problemen zo snel mogelijk op te lossen en werken we ons beveiligingsbeleid bij om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.

Ondanks onze maatregelen om je gegevens te beschermen, kan het gebeuren dat informatie die elektronisch wordt verstuurd illegaal onderschept wordt. WZN Edegem kan in dat geval niet verantwoordelijk gesteld worden.

Verkopen we jouw gegevens aan derde partijen of geven we jouw gegevens door?

WZN Edegem verbindt zich ertoe jouw gegevens nooit vrij te geven aan derden zonder jouw expliciete toestemming. We zullen de door jou verstrekte gegevens evenmin aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Bijvoorbeeld: de politie kan in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvragen. In een dergelijk geval dienen wij onze medewerking te verlenen en zijn we verplicht gegevens door te geven. 

In een aantal gevallen zijn wij verplicht deze door te geven. Derden krijgen enkel toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taak te vervullen.

• Mutualiteiten en RIZIV voor de terugbetaling van de zorgverstrekkingen
• De Coördinerend en Raadgevend Arts
• De apotheek waarmee wij samenwerken voor de medicatiebedeling
• Andere dienstverleners zoals arts, wasserij, kapster, pedicure indien zij hun diensten via onze tussenkomst aanbieden
• Inspectiediensten van onze sector
• Autoriteiten die ons er om verzoeken (politie, vrederechter etc), of indien wij hen nodig hebben in geval van vermiste personen
• Indien nodig, derden die door ons worden aangesteld ifv het opvorderen van facturen bij niet-betaling.
• Uw wettelijk vertegenwoordiger, lasthebber, vertrouwenspersoon of andere personen die u heeft aangewezen om hen de informatie te verstrekken die zij nodig hebben om hun mandaat te vervullen.

We zullen de door jou verstrekte gegevens evenmin aan derden doorgeven tenzij dat wettelijk verplicht of toegestaan is. Bijvoorbeeld: de politie kan in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvragen. In een dergelijk geval dienen wij onze medewerking te verlenen en zijn we verplicht gegevens door te geven. Wanneer je ons (schriftelijk) toestemming geeft om je persoonsgegevens te delen met derden, kun je die toestemming op elk moment intrekken. Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.

Hoe kun jij je communicatievoorkeuren aanpassen?

Je kan op elk moment je voorkeuren aanpassen. Dat betekent ook dat je je kan uitschrijven voor onze nieuwsbrief. Je kan dit doen door ons een e-mail te zenden naar max.cassiers@wznedegem.be.

Wat zijn je rechten en hoe kun je ze uitoefenen?

Als natuurlijke persoon heb je recht op inzage, opvragen, correctie of verwijdering van de gegevens die we van jou hebben verzameld. Heb je ons in het verleden je expliciete toestemming gegeven om je gegevens te verwerken, dan kan je die toestemming op elk moment intrekken. Neem hiervoor contact op met Max Cassiers, DPO WZN Edegem, Oude Godstraat 110, 2650 Edegem of max.cassiers@wznedegem.be

Je kunt via dezelfde weg ook bezwaar aantekenen tegen het gebruik van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door WZN Edegem of door één van onze verwerkers. Om misbruik te voorkomen, vragen wij je om je te identificeren door een kopie (of foto) van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je aan om je pasfoto onzichtbaar te maken op die kopie (of foto).

Indien je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, bijvoorbeeld indien je herhaald hetzelfde verzoek tot ons zou richten, heeft WZN Edegem – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

Indien je jouw verzoek elektronisch indient, zullen we je de informatie elektronisch verstrekken tenzij je dat expliciet afwijst. In ieder geval willen wij je een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord bezorgen.

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, in ieder geval binnen een maand na ontvangst. Afhankelijk van de complexiteit van je verzoek kan die termijn desnoods met twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn verwittigen wij je binnen één maand na ontvangst van je verzoek.

Hou er rekening mee dat het recht op correctie en verwijdering van je gegevens niet steeds en absoluut kan uitgeoefend worden. Gegevens die van overheidswege voor een bepaalde tijd gearchiveerd moeten worden, kunnen niet op verzoek van één individu verwijderd worden. Gegevens moeten soms een tijdlang bijgehouden worden om aan alle contractuele verplichtingen te voldoen.

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw niet-medische persoonsgegevens in het bewonersdossier minimaal twee tot maximaal vijf jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening.  Daarna worden zij door het WZN vernietigd. Medische dossiers of medische stukken in het bewonersdossier worden verplicht 30 jaar na beëindigen van de hulp- en dienstverlening bijgehouden. De bewarings- en vernietigingsplicht berust bij de huisarts.